FACILITY MANAGEMENT MEGOLDÁSOK

Facility Management alapok

Egy korszerű Facility Management megoldás elsődleges feladata az ingatlanok nyilvántartása, és a bejelentések kezelése. A legegyszerűbb - gyakran ingyenes - facility management megoldások meg is állnak ezen a ponton, és egyszerű hibabejelentő, helpdesk szoftverként működnek. Apró vállalkozásoknak, akik egyetlen, vagy néhány kisebb helyszínért felelősek, ennyi talán elég is. Minél nagyobb a szervezet, és minél komolyabb ügyfélkört kell kiszolgálnia, annál inkább merülnek fel szempontként olyan funkciók, amelyek csak a komolyabb FM megoldásokban elérhetőek.

TMK karbantartás

Élesebb környezetben elvárás, hogy ne csak a bejelentéseket tudja kezelni egy FM szoftver, de a rendszeres karbantartásokat is. Lehessen ütemezni és követni a Liftek ellenőrzését, a Kazánok karbantartását, vagy az Ipari alpin ablaktisztítást. Egy korszerű Facility Management szoftver automatikusan ütemezi a TMK feladatokat. Egy komoly rendszer nem csak a késéseket mutatja ki, de proaktív módon, emailben is figyelmezteti a felelősöket az előttük álló munkákra.

Alvállalkozók kezelése

Magyar viszonyok között rendkívül elterjedt az alvállalkozók bevonása az üzemeltetésbe. A saját technikusok és alvállalkozók ma már mobil eszközökről, tabletről vagy mobilról is el kell érjék az üzemeltetési adatbázist. Hogy egy Facility Management szoftver követni tudja ezt a tempót, ahhoz kifinomult jogosultsági rendszerre van szüksége, hogy ki-ki csak annyit lásson a teljes üzemeltetési adatbázisból, ami rá tartozik. Ugyanígy fontos, hogy a felhasználás és a változtatások masszívan naplózva legyenek.

Alvállalkozók esetén különösen fontossá válik a munkalapok kezelése, ami ma már 100% digitálisan megoldható, beleértve a munkalapok képernyőn való alárását is. Amíg egy kisebb üzemeltető cég esetén ennek nincs jelentősége, egy közepes vállalkozás e nélkül ma már nem versenyképes. Egy egyszerű helpdesk ticketing rendszer megbírkózik a bejelentések nyilvántartásával és kipipálásával, de a precíz digitális munkalapozást ritkán tartalmazza.

Pénzügyi kapcsolatok

Minél nagyobb az üzemeltető szervezet, és minél kiterjedtebb az ügyfélkör, annál több feladata van a pénzügynek, a backoffice-nak. Egy jó facility management megoldás ebben is sokat segíthet. Ha rendelkezésre állnak pontosan kitöltött digitális munkalapok, azok alapján mind a vevők, mind az alvállalkozók felé elvégezhető az elvégzett munkák tételes elszámolása. Ez havonta sok-sok munkaidőt takarít meg az irodistáknak, és jelentősen csökkenti az elszámolási hibák és a viták számát.

Van az a méret, ami felett az alvállalkozóktól érkező bejöv számlák mennyisége is gondot okoz. Ezeknek a számláknak az érkeztetése, engedélyezése, esetleg kifizetése szintén magas szintű FM funkció.

Integrált PM Funkciók

Sok társaság foglalkozik az FM üzemeltetés mellett Property Managementtel is. Nekik olyan integrált rendszert kell választaniuk, ami a PM és FM funkciókat egyaránt tudja, egyetlen közös adatbázisban tartva minden összefüggő adatot. A bérlői adatok, szerződések és közművek kezelése kívül esik ugyan a klasszikus Facility management megoldásokon, de mégis gyakran felbukkanó igények. Valójában: egy jó facility management megoldásnak igazából integrált FM és PM megoldásnak kell lennie. Számos szervezetnél a Facility Management és a Property Management szorosan együttműködik, ezért előnyt jelent, ha ugyanaz a rendszer kezeli az ingatlanokat, a helyiségeket, az eszközöket, a bérlőket és a kapcsolódó pénzügyi adatokat, pontos helyiség és eszközleltárral, mérőórákkal, fogyasztási adatokkal és energetikai kimutatásokkal, valamint a bérlők és bérlemények aktuális helyzetével. A nyilvántartáson túl, ezekből az adatokból bevételek és költségek számíthatóak, sőt, fel is adhatóak egy vállalati pénzügyi rendszer felé.

Skálázhatóság és testreszabhatóság

Lesznek megoldások, amelyek nyilvánvalóan elégtelenek, és lesznek olyanok amelyek talán túlságosan is komplexek az aktuális igényekhez képest. A két véglet között válogatva fontos szempont, hogy melyik megoldás mennyire testreszabható, milyen terméktámogatást biztosít a gyártója, és milyen áron kínálja a végeredményt. Olyan szoftvert válasszon, ami gyorsan igazítható az Ön üzletmenetéhez. A facility management van ahol több telephelyről, több ezer eszközről, és több tízezer hibajegyről szól. A facility management szoftvernek minden helyzetet jól kell kezelnie.

Milyen Facility Management megoldást érdemes választani?

A megfelelő Facility Management megoldás kiválasztása elsősorban a szervezet méretétől, az üzemeltetett ingatlanok számától és az üzleti folyamatok összetettségétől függ. Egy kisebb vállalkozás számára elegendő lehet egy egyszerű hibabejelentő vagy helpdesk rendszer, míg nagyobb vállalatoknál már elengedhetetlen egy olyan integrált Facility Management rendszer, amely a karbantartásokat, a munkalapokat, az alvállalkozók munkáját, a pénzügyi elszámolást és az ingatlanok teljes életciklusát is egységesen kezeli.

A korszerű Facility Management szoftver nem csupán nyilvántartja az adatokat, hanem támogatja a napi üzemeltetési munkát is. Segíti a TMK feladatok ütemezését, a hibabejelentések gyors feldolgozását, a mobil munkavégzést, valamint pontos információt szolgáltat a vezetők számára a költségekről, a teljesítményről és a szolgáltatási szintekről. Minél nagyobb egy szervezet, annál fontosabbá válik, hogy minden folyamat egyetlen közös adatbázisban legyen nyomon követhető.

Az OPTEAMUS CAFM rendszer olyan Facility Management megoldás, amely a kisebb üzemeltető cégektől kezdve a több telephelyen működő nagyvállalatokig rugalmasan alkalmazkodik az egyedi igényekhez. A rendszer fokozatosan bővíthető, ezért nem szükséges már a bevezetéskor minden funkciót használatba venni. Az alapvető Facility Management feladatok mellett támogatja a TMK karbantartást, a digitális munkalapokat, az alvállalkozók kezelését, valamint igény esetén a Property Management folyamatokat is.

Ha olyan Facility Management rendszert keres, amely hosszú távon is képes követni vállalata fejlődését, érdemes olyan megoldást választani, amely egyszerre stabil, rugalmas és könnyen testreszabható. Így a szoftver nemcsak a jelenlegi igényeket szolgálja ki, hanem a jövőbeni növekedést is támogatja.

Ajánljuk magunkat

Opteamus kódnevű, saját fejlesztésű magyar facility management rendszerünk olyan képességekkel rendelkezik, amelyekkel más szoftverek nemigen. Egy gyors bemutatón szívesen megmutatjuk, hogy egy korszerű facility management megoldás milyen előnyöket jelent Önnek a mindennapi munkában. FM szoftverünk megér egy bemutatót!

Az integrált működésben a TMK, a hibabejelentés és a digitális munkalap közös folyamatot alkot. Az SLA-vállalások az Asset Management adataival együtt ellenőrizhetők. A műszaki folyamatokat a facility management funkciók, a bérlői elszámolást a property management funkciók, a távoli használatot pedig a webes működés támogatja.